Le journal de Marcus n°5 – Comment maîtriser EXCEL via la solution de formation Visio ?

Au sein de CAPEMAN, nous sommes 8 assistants commerciaux pour 24 commerciaux itinérants. Chaque assistant commercial s’occupe du suivi des commandes, du traitement des dossiers et de la gestion des appels clients de 3 commerciaux.

Thierry souhaite donner aux assistants commerciaux la responsabilité de fournir tous les mois pour chaque commercial un tableau EXCEL regroupant  toutes les données précédemment expliquées.

Or, Thierry a pu constater du niveau hétérogène des assistants commerciaux sur la maîtrise d’EXCEL.

Aujourd’hui, mon manager Thierry et Maria notre RH ont donc organisé une réunion pour informer que tous les assistants commerciaux allaient bénéficier d’une formation EXCEL. Ils nous ont précisé que l’objectif de la formation est de nous rendre autonome sur l’utilisation du logiciel ainsi que sur la maîtrise des tableaux croisés dynamiques et des formules.

Néanmoins afin de satisfaire à cette demande de formation, Maria et Thierry ont dû trouver une solution de formation innovante pour respecter les disponibilités de chaque assistant commercial.

En effet, la spécificité de notre fonction nous oblige à suivre notre formation de manière individuelle, sur notre lieu de travail et par des séances de maximum 2 heures.

Après une recherche approfondie de ce que peut proposer le marché, Maria s’est tournée vers une solution innovante qui respecte toutes exigences liées à notre fonction.

Cette solution est la Visio qui permet de proposer une formation individuelle sur votre ordinateur par le biais d’écran partagé via une plateforme internet type Webex.

Cette formule reste attractive car elle est moins chère et plus souple que le face à face. De plus, elle garde l’aspect personnalisée puisque c’est de l’individuel avec le même formateur qui vous accompagne durant toute la formation.

Maria a donc proposé pour chaque assistant commercial une formation de 9h sur EXCEL en Visio.

Dans un premier temps, j’ai réalisé un test de positionnement en ligne pour évaluer mon niveau sur EXCEL. En plus d’être ludique et attractif, ce test m’a donné le résultat tout de suite après l’avoir finalisé.

L’organisme sélectionné par Maria pour réaliser les prestations de  formation m’a ensuite contacté pour valider mes objectifs de formation par rapport au résultat du test de positionnement et définir mes disponibilités pour suivre la formation. De plus, le conseiller formation en a profité pour me présenter la solution Visio et m’en expliquer les spécificités : présentation de la plateforme, manipulation de l’écran partagé et exercice type proposé.

Un autre RDV téléphonique a été programmé une semaine plus tard par le conseiller formation pour me présenter et échanger avec le formateur qui allait réalisé ma prestation de formation. Le formateur m’a posé des questions sur ma fonction et sur l’utilisation du logiciel dans le cadre de mon activité. A l’issue de cet entretien, le formateur a défini comment seront séquencées les 10h de formation et nous avons validé une date de 1^ère séance.

Du fait de mes objectifs et de mon niveau, le formateur m’a proposé de débuter par une première séance d’1h30 puis d’effectuer 3 séances de 2h et enfin de terminer par une séance d’1h30.

L’objectif étant d’être opérationnel rapidement, il a été convenu avec l’organisme de formation et Maria que chaque assistant commercial devait suivre deux séances par semaine.

Mes deux séances ont donc été programmées le mardi matin et le vendredi après-midi ce qui m’a permis d’être opérationnel en deux semaines et demie.

Ma première séance a permis au formateur de me tester sur l’environnement EXCEL et de bien maîtriser la plateforme d’écran partagé.

Les autres séances m’ont permis de travailler avec le formateur sur les thématiques spécifiques d’EXCEL (compréhension et création de formules, réalisation de tableaux simples et tableaux croisés dynamiques).

Enfin la dernière séance a validé mes acquis puisque le formateur me faisait passer des tests en direct.

L’intérêt de cette formation c’est que c’est très ludique et accessible à tout le monde. La connexion sur la plateforme est très simple et la manipulation de celle-ci nécessite qu’une seule séance pour s’acclimater.

L’intérêt de la Visio c’est que je peux échanger avec le formateur à l’oral et à l’écrit si besoin.

Le formateur très pédagogue vous propose des exercices, il prend le contrôle de votre écran pour vous montrer la manipulation du logiciel, vous corriger en direct.

De plus, comme c’est le même formateur qui réalise la formation, il connaît vos axes d’amélioration et vos lacunes. Il vous propose des exercices spécifiques adaptés à vos objectifs et votre contexte professionnel. Si vos documents ne sont pas confidentiels, vous travaillez sur vos supports professionnels.

Votre parc informatique ne nécessite d’aucune installation si ce n’est de créer son compte sur le site et d’avoir un port microphone.

La visio me permet de me former sur mon poste de travail sur des séances courtes.

De plus, je peux pratiquer entre mes séances ce qui me permet au début de la suivant de faire un debrief avec le formateur et revoir des points particuliers du logiciel si besoin.